Een klant wil weten wat het gaat kosten, liefst vandaag nog. Toch schuiven veel vakmensen de offerte voor zich uit, omdat ze ’s avonds achter de laptop alles opnieuw moeten overtypen: de maten, de materialen, de uren en de gegevens van de klant. In WorkSmart AI maak je de offerte op de plek waar je de berekening al hebt gemaakt: op je telefoon, op de bouwplaats.
Wat staat er in een offerte uit WorkSmart AI?
Een offerte uit de app is een PDF met de onderdelen die een klant verwacht:
- je bedrijfsgegevens;
- de gegevens van je klant;
- de materialen;
- de arbeid;
- de btw.
Omdat de materialen en de arbeid uit je berekening komen, hoef je niets over te typen. Wat je in de rekenhulp of in het project hebt gecontroleerd en aangepast, staat ook in de offerte. Zo sluit de prijs die je klant ziet aan op de berekening die je zelf hebt gemaakt.
Twee routes naar een offerte
Je kunt op twee manieren een offerte maken. De eerste route loopt via een rekenhulp. Je hebt net een klus doorgerekend en de materiaallijst nagelopen. Met één tik maak je er een offerte van. Dit is de snelste route voor een losse klus, zoals een plafond, een tussenwand of een nieuwe vloer.
De tweede route loopt via een project. Werk je aan een grotere klus met meerdere berekeningen, bijvoorbeeld een verbouwing met wanden, plafonds en afwerking, dan sla je die berekeningen op in één project. In het project zie je het totaaloverzicht en maak je direct een offerte voor het geheel. Je klant krijgt dan één prijsopgave in plaats van een losse offerte per onderdeel.
Controleer voordat je verstuurt
De bedragen in de app zijn indicatief. Lees de offerte daarom na voordat je hem naar je klant stuurt. Kloppen de aantallen met wat je op de bouwplaats hebt gezien? Zijn de prijzen in lijn met je eigen inkoop? Is de arbeid realistisch voor deze klant en deze plek? Pas aan waar nodig. Een offerte gaat onder jouw naam de deur uit, dus jij bepaalt wat erin staat.
Versturen per e-mail of WhatsApp
Een PDF kun je overal mee naartoe nemen. Je stuurt de offerte per e-mail of via WhatsApp naar je klant, direct vanaf je telefoon. Zo krijgt de klant een nette, leesbare prijsopgave terwijl het gesprek nog vers is, in plaats van een paar dagen later. En omdat het een PDF is, ziet de offerte er bij je klant hetzelfde uit als bij jou.
Waar worden je offertes bewaard?
Voor het bewaren van offertes heb je een account nodig, dat je aanmaakt met je e-mailadres en een wachtwoord. Je account en je opgeslagen offertes, met de naam van de klant, staan op servers in de EU. Projecten, facturen en klantgegevens blijven op je eigen toestel. In het privacybeleid lees je precies welke gegevens waar staan.
Van offerte naar factuur
Is de offerte akkoord en het werk klaar, dan maak je vanuit hetzelfde project een factuur. Zo loopt je administratie van de eerste meting tot de laatste betaling door één app, zonder dat je gegevens opnieuw hoeft in te voeren. In de app houd je daarna ook bij of de factuur open, betaald of verlopen is.
Tips voor een duidelijke offerte
- Vul je bedrijfsgegevens één keer goed in, dan staan ze op elke offerte.
- Gebruik herkenbare namen voor je projecten, zodat je een offerte later snel terugvindt.
- Loop de materiaallijst na voordat je de offerte maakt, niet erna.
- Vergelijk leveranciers in Materialen & Kosten als je twijfelt over een prijs; de vergelijking is indicatief, de leverancier geeft de echte prijs.
- Stuur de offerte zo snel mogelijk na je bezoek, terwijl de klant nog met de klus bezig is.
WorkSmart AI komt binnenkort uit voor iOS en Android. De basisfuncties zijn gratis; prijzen van uitbreidingen maken we bekend bij de lancering. Wil je een bericht als de app beschikbaar is, stuur dan een mail naar hallo@worksmartai.nl.