WORKSMART.ai

Blog

  • Projecten, klanten en leveranciers: je werk overzichtelijk in één app

    Projecten, klanten en leveranciers: je werk overzichtelijk in één app

    Wie in de bouw werkt, heeft met veel tegelijk te maken: klanten, metingen, offertes, facturen, leveranciers en regels. Vaak staat dat verspreid over een notitieblok, de fotorol van je telefoon, je mailbox en een map met bonnetjes. WorkSmart AI brengt die onderdelen samen in één app. In dit artikel lopen we de schermen langs die je helpen om overzicht te houden, van het startscherm tot de normen en regels.

    Het startscherm

    Na het openen van de app kom je op het startscherm. Van daaruit ga je naar de rekenhulpen, je projecten, je offertes en facturen, Scan & Spreek en Materialen & Kosten. De app is beschikbaar in het Nederlands en het Engels. De rekenhulpen werken zonder account; voor het opslaan van projecten, facturen en scans maak je een account aan met je e-mailadres en een wachtwoord.

    Projecten en klanten

    In Projecten sla je berekeningen op per project en per klant. Een project is de map voor één klus: alle berekeningen, de offerte en later de factuur horen erbij. In het project zie je het totaaloverzicht en maak je direct een offerte.

    Omdat alles aan een klant gekoppeld is, vind je later snel terug wat je bij wie hebt gedaan. Dat is handig als een klant terugkomt voor een volgende klus of een vraag heeft over een eerdere factuur. Projecten en klantgegevens blijven op je eigen toestel.

    Scan & Spreek

    Met Scan & Spreek maak je foto’s van de ruimte en spreek je je vraag in. De AI-analyse geeft een inschatting van de oppervlakte, de benodigde materialen en de aannames die daarbij horen. Dat is handig als je bij een eerste bezoek snel een beeld wilt krijgen, zonder meteen alles met de hand op te meten.

    De resultaten van Scan & Spreek zijn indicatief. Controleer ze altijd voordat je ze in een offerte of bestelling gebruikt. Voor Scan & Spreek heb je een internetverbinding nodig, en voor het bewaren van scans een account. Opgeslagen scans staan op servers in de EU.

    Materialen en leveranciers

    In Materialen & Kosten vergelijk je leveranciers op basis van een indicatieve prijsindex. In de vergelijking staan Bouwmaat, PontMeyer, Jongeneel, Hornbach en Profimaat. Je ziet de Best Deal per project, bewaart je favoriete leveranciers en deelt je materiaallijst met een leverancier.

    Prijzen en beschikbaarheid zijn altijd die van de leverancier zelf, en WorkSmart AI is geen partij bij je bestelling. De vergelijking laat zien waar je moet kijken; de definitieve prijs hoor je van de leverancier.

    NEN en veiligheid

    Op de bouw kom je normen en regels tegen. De app heeft een overzicht met links naar de officiële bronnen, onder meer NEN 2580, NEN 3569, NEN 2767, NEN-EN 13501, de Arbowet en het Bbl (Besluit bouwwerken leefomgeving). Het overzicht vervangt de normen zelf niet, maar helpt je om snel de juiste bron te vinden als je iets wilt nalezen.

    NEN & Veiligheidsregels-overzicht in de WorkSmart AI app

    WorkSmart Partners

    Voor werk dat je niet zelf doet of levert, laat WorkSmart Partners partnerbedrijven per categorie zien: sanitair, keuken, vloeren, trappen, meubels op maat, ramen, ijzerwaren, dakkapellen, warmtepomp, zonnepanelen en laadpaal.

    Eén app, minder zoeken

    Het doel is eenvoudig: minder zoeken en minder overtypen. Een meting wordt een berekening, een berekening wordt een offerte, een offerte wordt een factuur, en alles blijft bij het juiste project en de juiste klant. Zo besteed je je tijd aan het werk zelf in plaats van aan het zoeken naar papieren.

    WorkSmart AI komt binnenkort uit voor iOS en Android. Stuur een mail naar hallo@worksmartai.nl als je een bericht wilt bij de lancering.

  • Facturen maken en de status bijhouden vanaf je telefoon

    Facturen maken en de status bijhouden vanaf je telefoon

    Het werk is af en de klant is tevreden. Dan komt het deel waar veel zzp’ers en kleine aannemers het minst zin in hebben: de factuur. Toch is dat het moment waarop je je geld verdient. Hoe sneller en netter je factureert, hoe eerder je klant kan betalen. In dit artikel lees je hoe je in WorkSmart AI facturen maakt, de status bijhoudt en ze verstuurt, allemaal vanaf je telefoon.

    Factureren vanuit een project of handmatig

    In de app maak je een factuur op twee manieren. De eerste is vanuit een project. Alle berekeningen en de offerte voor die klus staan al in het project, dus de factuur bouw je op uit gegevens die je al hebt. Dat scheelt overtypen en voorkomt dat je een onderdeel vergeet te rekenen.

    De tweede manier is handmatig. Dat is handig voor kleine klussen waar je geen project voor hebt aangemaakt, of voor werk dat je buiten de rekenhulpen om hebt gedaan. Je vult dan zelf de regels in, net zoals je dat op papier zou doen, maar met een nette PDF als resultaat.

    Status bijhouden: open, betaald, verlopen

    Een factuur versturen is één ding, weten of hij betaald is iets anders. In WorkSmart AI heeft elke factuur een status: open, betaald of verlopen. In het facturatie-overzicht zie je in één blik welke facturen nog openstaan en welke over de betaaltermijn heen zijn.

    Facturatie-overzicht met facturen en statussen in de WorkSmart AI app

    Zo hoef je niet in je bankapp en je mailbox te zoeken om te zien wie er nog moet betalen. Een verlopen factuur is het signaal om je klant een herinnering te sturen. En zet een factuur op betaald zodra het geld binnen is, dan blijft het overzicht kloppen.

    Exporteren als PDF en versturen

    Elke factuur kun je exporteren als PDF. Die PDF stuur je per e-mail of via WhatsApp naar je klant. Veel klanten in de bouw communiceren toch al via WhatsApp, dus de factuur komt terecht op de plek waar het gesprek over de klus ook plaatsvond. Wil je de factuur liever per e-mail sturen, bijvoorbeeld naar een bedrijf met een eigen administratie, dan kan dat ook.

    Je gegevens blijven op je toestel

    Facturen en klantgegevens blijven op je eigen toestel. Je account staat op servers in de EU. Wil je facturen bewaren, dan heb je een account nodig dat je aanmaakt met je e-mailadres en een wachtwoord. Meer hierover lees je in het privacybeleid.

    Controleer bedragen en btw

    Net als bij offertes geldt: de bedragen die uit een berekening komen zijn indicatief. Controleer de factuur voordat je hem verstuurt. Kloppen de aantallen met wat je echt hebt verwerkt? Is er meerwerk dat nog op de factuur moet? Staat de btw goed? Een factuur is een officieel document, dus neem er even de tijd voor. Twijfel je over wat er op een factuur moet staan, vraag het dan na bij je boekhouder.

    Een vaste routine helpt

    • Maak de factuur op de dag dat het werk klaar is, vanuit het project.
    • Controleer de regels, het meerwerk en de btw.
    • Exporteer de factuur als PDF en stuur hem per e-mail of WhatsApp.
    • Kijk elke week in het facturatie-overzicht welke facturen open of verlopen zijn.
    • Zet een factuur op betaald zodra het geld binnen is.

    Met zo’n vaste routine houd je je administratie bij zonder dat er een stapel papier in je bus ligt. Het kost een paar minuten per klus, en je weet altijd waar je staat.

    Voor wie is dit handig?

    Facturen maken vanaf je telefoon is vooral handig voor zzp’ers en kleine bedrijven zonder kantoor of administratiekracht: aannemers, klussers, stukadoors, installateurs en afbouwers. Je hebt geen laptop nodig; alles wat je nodig hebt, zit in de app. En omdat de factuur uit hetzelfde project komt als de berekening en de offerte, sluit alles op elkaar aan.

    WorkSmart AI komt binnenkort uit voor iOS en Android. Stuur een mail naar hallo@worksmartai.nl als je een bericht wilt bij de lancering.

  • Van berekening naar offerte-PDF in één tik

    Van berekening naar offerte-PDF in één tik

    Een klant wil weten wat het gaat kosten, liefst vandaag nog. Toch schuiven veel vakmensen de offerte voor zich uit, omdat ze ’s avonds achter de laptop alles opnieuw moeten overtypen: de maten, de materialen, de uren en de gegevens van de klant. In WorkSmart AI maak je de offerte op de plek waar je de berekening al hebt gemaakt: op je telefoon, op de bouwplaats.

    Wat staat er in een offerte uit WorkSmart AI?

    Een offerte uit de app is een PDF met de onderdelen die een klant verwacht:

    • je bedrijfsgegevens;
    • de gegevens van je klant;
    • de materialen;
    • de arbeid;
    • de btw.

    Omdat de materialen en de arbeid uit je berekening komen, hoef je niets over te typen. Wat je in de rekenhulp of in het project hebt gecontroleerd en aangepast, staat ook in de offerte. Zo sluit de prijs die je klant ziet aan op de berekening die je zelf hebt gemaakt.

    Twee routes naar een offerte

    Je kunt op twee manieren een offerte maken. De eerste route loopt via een rekenhulp. Je hebt net een klus doorgerekend en de materiaallijst nagelopen. Met één tik maak je er een offerte van. Dit is de snelste route voor een losse klus, zoals een plafond, een tussenwand of een nieuwe vloer.

    De tweede route loopt via een project. Werk je aan een grotere klus met meerdere berekeningen, bijvoorbeeld een verbouwing met wanden, plafonds en afwerking, dan sla je die berekeningen op in één project. In het project zie je het totaaloverzicht en maak je direct een offerte voor het geheel. Je klant krijgt dan één prijsopgave in plaats van een losse offerte per onderdeel.

    Genereer Offerte-scherm in de WorkSmart AI app

    Controleer voordat je verstuurt

    De bedragen in de app zijn indicatief. Lees de offerte daarom na voordat je hem naar je klant stuurt. Kloppen de aantallen met wat je op de bouwplaats hebt gezien? Zijn de prijzen in lijn met je eigen inkoop? Is de arbeid realistisch voor deze klant en deze plek? Pas aan waar nodig. Een offerte gaat onder jouw naam de deur uit, dus jij bepaalt wat erin staat.

    Versturen per e-mail of WhatsApp

    Een PDF kun je overal mee naartoe nemen. Je stuurt de offerte per e-mail of via WhatsApp naar je klant, direct vanaf je telefoon. Zo krijgt de klant een nette, leesbare prijsopgave terwijl het gesprek nog vers is, in plaats van een paar dagen later. En omdat het een PDF is, ziet de offerte er bij je klant hetzelfde uit als bij jou.

    Waar worden je offertes bewaard?

    Voor het bewaren van offertes heb je een account nodig, dat je aanmaakt met je e-mailadres en een wachtwoord. Je account en je opgeslagen offertes, met de naam van de klant, staan op servers in de EU. Projecten, facturen en klantgegevens blijven op je eigen toestel. In het privacybeleid lees je precies welke gegevens waar staan.

    Van offerte naar factuur

    Is de offerte akkoord en het werk klaar, dan maak je vanuit hetzelfde project een factuur. Zo loopt je administratie van de eerste meting tot de laatste betaling door één app, zonder dat je gegevens opnieuw hoeft in te voeren. In de app houd je daarna ook bij of de factuur open, betaald of verlopen is.

    Tips voor een duidelijke offerte

    • Vul je bedrijfsgegevens één keer goed in, dan staan ze op elke offerte.
    • Gebruik herkenbare namen voor je projecten, zodat je een offerte later snel terugvindt.
    • Loop de materiaallijst na voordat je de offerte maakt, niet erna.
    • Vergelijk leveranciers in Materialen & Kosten als je twijfelt over een prijs; de vergelijking is indicatief, de leverancier geeft de echte prijs.
    • Stuur de offerte zo snel mogelijk na je bezoek, terwijl de klant nog met de klus bezig is.

    WorkSmart AI komt binnenkort uit voor iOS en Android. De basisfuncties zijn gratis; prijzen van uitbreidingen maken we bekend bij de lancering. Wil je een bericht als de app beschikbaar is, stuur dan een mail naar hallo@worksmartai.nl.

  • Materiaallijst maken op de bouwplaats: zo werk je met een rekenhulp

    Materiaallijst maken op de bouwplaats: zo werk je met een rekenhulp

    Een klus begint met meten en rekenen. Hoeveel platen heb je nodig, hoeveel profielen, hoeveel schroeven en hoeveel uur werk? Wie dat op een bierviltje of in een rommelig notitieblok doet, vergeet vroeg of laat iets. In dit artikel lees je hoe een rekenhulp in WorkSmart AI je helpt om van een paar maten tot een complete materiaallijst met prijzen en arbeid te komen, zonder dat je een laptop nodig hebt.

    Wat is een rekenhulp?

    Een rekenhulp is een vaste rekenroute voor een veelvoorkomende klus. Je kiest het type werk, vult je maten in en de app rekent de rest door. Het resultaat is een materiaallijst met aantallen, prijzen en arbeid. Je hoeft dus niet zelf te onthouden welke onderdelen bij een bepaald systeem horen of hoe je het aantal stuks afleidt uit de oppervlakte.

    WorkSmart AI heeft rekenhulpen voor de klussen die vakmensen het vaakst tegenkomen:

    • Plafonds: houten plafond, metal stud en systeemplafond
    • Tussen- en voorzetwanden
    • Tegels, stucwerk, laminaat en parket
    • Binnendeuren, lijsten en plinten en afwerking
    • Dakkapel
    • Elektra, water en isolatie
    • Verwarming: CV-ketel, radiatoren, leidingwerk en vloerverwarming

    Van maten naar materiaallijst

    Stel, je moet een plafond maken in een woonkamer. Je opent de rekenhulp voor plafonds, kiest het systeem en vult de lengte en breedte van de ruimte in. De rekenhulp zet daar een lijst tegenover van de materialen die bij dat systeem horen, met de aantallen die je nodig hebt. Daarnaast zie je de prijzen en de arbeid, zodat je in één overzicht ziet wat de klus ongeveer gaat kosten.

    Het voordeel zit in de herhaling. Elke keer dat je dezelfde soort klus doet, volg je dezelfde route. Je vergeet geen onderdelen, je rekent niet twee keer hetzelfde uit en je klant krijgt een prijs die op dezelfde manier is opgebouwd als de vorige keer.

    Overzicht van rekenhulpen (Berekeningen) in de WorkSmart AI app

    Controleer altijd wat de app voorstelt

    Een rekenhulp is een hulpmiddel, geen vervanging van je vakkennis. Alle berekeningen, hoeveelheden en prijzen in WorkSmart AI zijn indicatief. Loop de materiaallijst daarom altijd even na voordat je hem gebruikt in een offerte of bestelling. Pas aantallen aan als de situatie op de bouwplaats daarom vraagt, bijvoorbeeld bij een scheve muur, een lastige aansluiting of extra snijverlies.

    Ook prijzen kun je aanpassen. De app werkt met een indicatieve prijsindex, maar jouw inkoopprijs kan anders zijn. Wat je invult, neem je mee naar de volgende stap.

    Leveranciers vergelijken vanuit je lijst

    Heb je de materiaallijst rond, dan kun je in Materialen & Kosten leveranciers met elkaar vergelijken op basis van de indicatieve prijsindex. In de vergelijking staan Bouwmaat, PontMeyer, Jongeneel, Hornbach en Profimaat. Per project zie je de Best Deal, je kunt je favoriete leveranciers bewaren en je kunt je materiaallijst delen met een leverancier.

    Houd er rekening mee dat de prijzen en de beschikbaarheid altijd die van de leverancier zelf zijn. WorkSmart AI is geen partij bij je bestelling. De vergelijking helpt je om sneller te zien waar je moet kijken; de definitieve prijs hoor je van de leverancier.

    Werkt ook zonder account en zonder internet

    De rekenhulpen kun je gebruiken zonder account. Dat is handig als je de app eerst wilt proberen of als je snel iets wilt narekenen. Ze werken ook zonder internetverbinding, dus ook in een kelder, in een nieuwbouwwoning zonder wifi of op een plek met slecht bereik.

    Wil je een berekening bewaren, bijvoorbeeld om er later een offerte van te maken of om hem aan een klant te koppelen, dan maak je een account aan met je e-mailadres en een wachtwoord. Projecten en klantgegevens blijven op je eigen toestel.

    Van rekenhulp naar offerte

    Een materiaallijst is vaak de basis van je prijsopgave. Daarom kun je vanuit een rekenhulp met één tik een offerte maken. De materialen, de arbeid en de btw staan er dan al in, samen met je bedrijfsgegevens en de gegevens van je klant. Je hoeft niets over te typen en je klant krijgt een nette PDF.

    Samengevat

    • Kies de rekenhulp die bij je klus past en vul je maten in.
    • Je krijgt een materiaallijst met aantallen, prijzen en arbeid.
    • Controleer de lijst altijd, want de uitkomsten zijn indicatief.
    • Vergelijk leveranciers op basis van de indicatieve prijsindex.
    • Maak met één tik een offerte van je berekening.

    WorkSmart AI komt binnenkort uit voor iOS en Android. Wil je een bericht bij de lancering, stuur dan een mail naar hallo@worksmartai.nl.