Categorie: Offertes en facturen

Het werk is af en de klant is tevreden. Dan komt het deel waar veel zzp’ers en kleine aannemers het minst zin in hebben: de factuur. Toch is dat het moment waarop je je geld verdient. Hoe sneller en netter je factureert, hoe eerder je klant kan betalen. In dit artikel lees je hoe je in WorkSmart AI facturen maakt, de status bijhoudt en ze verstuurt, allemaal vanaf je telefoon.

Factureren vanuit een project of handmatig

In de app maak je een factuur op twee manieren. De eerste is vanuit een project. Alle berekeningen en de offerte voor die klus staan al in het project, dus de factuur bouw je op uit gegevens die je al hebt. Dat scheelt overtypen en voorkomt dat je een onderdeel vergeet te rekenen.

De tweede manier is handmatig. Dat is handig voor kleine klussen waar je geen project voor hebt aangemaakt, of voor werk dat je buiten de rekenhulpen om hebt gedaan. Je vult dan zelf de regels in, net zoals je dat op papier zou doen, maar met een nette PDF als resultaat.

Status bijhouden: open, betaald, verlopen

Een factuur versturen is één ding, weten of hij betaald is iets anders. In WorkSmart AI heeft elke factuur een status: open, betaald of verlopen. In het facturatie-overzicht zie je in één blik welke facturen nog openstaan en welke over de betaaltermijn heen zijn.

Zo hoef je niet in je bankapp en je mailbox te zoeken om te zien wie er nog moet betalen. Een verlopen factuur is het signaal om je klant een herinnering te sturen. En zet een factuur op betaald zodra het geld binnen is, dan blijft het overzicht kloppen.

Exporteren als PDF en versturen

Elke factuur kun je exporteren als PDF. Die PDF stuur je per e-mail of via WhatsApp naar je klant. Veel klanten in de bouw communiceren toch al via WhatsApp, dus de factuur komt terecht op de plek waar het gesprek over de klus ook plaatsvond. Wil je de factuur liever per e-mail sturen, bijvoorbeeld naar een bedrijf met een eigen administratie, dan kan dat ook.

Je gegevens blijven op je toestel

Facturen en klantgegevens blijven op je eigen toestel. Je account staat op servers in de EU. Wil je facturen bewaren, dan heb je een account nodig dat je aanmaakt met je e-mailadres en een wachtwoord. Meer hierover lees je in het privacybeleid.

Controleer bedragen en btw

Net als bij offertes geldt: de bedragen die uit een berekening komen zijn indicatief. Controleer de factuur voordat je hem verstuurt. Kloppen de aantallen met wat je echt hebt verwerkt? Is er meerwerk dat nog op de factuur moet? Staat de btw goed? Een factuur is een officieel document, dus neem er even de tijd voor. Twijfel je over wat er op een factuur moet staan, vraag het dan na bij je boekhouder.

Een vaste routine helpt

• Maak de factuur op de dag dat het werk klaar is, vanuit het project.
• Controleer de regels, het meerwerk en de btw.
• Exporteer de factuur als PDF en stuur hem per e-mail of WhatsApp.
• Kijk elke week in het facturatie-overzicht welke facturen open of verlopen zijn.
• Zet een factuur op betaald zodra het geld binnen is.

Met zo’n vaste routine houd je je administratie bij zonder dat er een stapel papier in je bus ligt. Het kost een paar minuten per klus, en je weet altijd waar je staat.

Voor wie is dit handig?

Facturen maken vanaf je telefoon is vooral handig voor zzp’ers en kleine bedrijven zonder kantoor of administratiekracht: aannemers, klussers, stukadoors, installateurs en afbouwers. Je hebt geen laptop nodig; alles wat je nodig hebt, zit in de app. En omdat de factuur uit hetzelfde project komt als de berekening en de offerte, sluit alles op elkaar aan.

WorkSmart AI komt binnenkort uit voor iOS en Android. Stuur een mail naar hallo@worksmartai.nl als je een bericht wilt bij de lancering.

Een klant wil weten wat het gaat kosten, liefst vandaag nog. Toch schuiven veel vakmensen de offerte voor zich uit, omdat ze ’s avonds achter de laptop alles opnieuw moeten overtypen: de maten, de materialen, de uren en de gegevens van de klant. In WorkSmart AI maak je de offerte op de plek waar je de berekening al hebt gemaakt: op je telefoon, op de bouwplaats.

Wat staat er in een offerte uit WorkSmart AI?

Een offerte uit de app is een PDF met de onderdelen die een klant verwacht:

• je bedrijfsgegevens;
• de gegevens van je klant;
• de materialen;
• de arbeid;
• de btw.

Omdat de materialen en de arbeid uit je berekening komen, hoef je niets over te typen. Wat je in de rekenhulp of in het project hebt gecontroleerd en aangepast, staat ook in de offerte. Zo sluit de prijs die je klant ziet aan op de berekening die je zelf hebt gemaakt.

Twee routes naar een offerte

Je kunt op twee manieren een offerte maken. De eerste route loopt via een rekenhulp. Je hebt net een klus doorgerekend en de materiaallijst nagelopen. Met één tik maak je er een offerte van. Dit is de snelste route voor een losse klus, zoals een plafond, een tussenwand of een nieuwe vloer.

De tweede route loopt via een project. Werk je aan een grotere klus met meerdere berekeningen, bijvoorbeeld een verbouwing met wanden, plafonds en afwerking, dan sla je die berekeningen op in één project. In het project zie je het totaaloverzicht en maak je direct een offerte voor het geheel. Je klant krijgt dan één prijsopgave in plaats van een losse offerte per onderdeel.

Controleer voordat je verstuurt

De bedragen in de app zijn indicatief. Lees de offerte daarom na voordat je hem naar je klant stuurt. Kloppen de aantallen met wat je op de bouwplaats hebt gezien? Zijn de prijzen in lijn met je eigen inkoop? Is de arbeid realistisch voor deze klant en deze plek? Pas aan waar nodig. Een offerte gaat onder jouw naam de deur uit, dus jij bepaalt wat erin staat.

Versturen per e-mail of WhatsApp

Een PDF kun je overal mee naartoe nemen. Je stuurt de offerte per e-mail of via WhatsApp naar je klant, direct vanaf je telefoon. Zo krijgt de klant een nette, leesbare prijsopgave terwijl het gesprek nog vers is, in plaats van een paar dagen later. En omdat het een PDF is, ziet de offerte er bij je klant hetzelfde uit als bij jou.

Waar worden je offertes bewaard?

Voor het bewaren van offertes heb je een account nodig, dat je aanmaakt met je e-mailadres en een wachtwoord. Je account en je opgeslagen offertes, met de naam van de klant, staan op servers in de EU. Projecten, facturen en klantgegevens blijven op je eigen toestel. In het privacybeleid lees je precies welke gegevens waar staan.

Van offerte naar factuur

Is de offerte akkoord en het werk klaar, dan maak je vanuit hetzelfde project een factuur. Zo loopt je administratie van de eerste meting tot de laatste betaling door één app, zonder dat je gegevens opnieuw hoeft in te voeren. In de app houd je daarna ook bij of de factuur open, betaald of verlopen is.

Tips voor een duidelijke offerte

• Vul je bedrijfsgegevens één keer goed in, dan staan ze op elke offerte.
• Gebruik herkenbare namen voor je projecten, zodat je een offerte later snel terugvindt.
• Loop de materiaallijst na voordat je de offerte maakt, niet erna.
• Vergelijk leveranciers in Materialen & Kosten als je twijfelt over een prijs; de vergelijking is indicatief, de leverancier geeft de echte prijs.
• Stuur de offerte zo snel mogelijk na je bezoek, terwijl de klant nog met de klus bezig is.

WorkSmart AI komt binnenkort uit voor iOS en Android. De basisfuncties zijn gratis; prijzen van uitbreidingen maken we bekend bij de lancering. Wil je een bericht als de app beschikbaar is, stuur dan een mail naar hallo@worksmartai.nl.