Privacybeleid WorkSmart AI
1. Wie is verantwoordelijk?
Ferrarix di Patrizia Rossi (hierna: “WorkSmart”, “wij”), gevestigd te Via della Stazione 13, 04015 Priverno (LT), Italië, geregistreerd in Italië met btw-nummer (Partita IVA) 03365170590, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In de App Store wordt de app aangeboden door Tommaso Ferrari namens Ferrarix di Patrizia Rossi; verwerkingsverantwoordelijke blijft Ferrarix di Patrizia Rossi.
Contact over privacy: privacy@worksmartai.nl.
2. Welke gegevens verwerken wij, waarvoor en op welke grondslag?
| Gegevens | Waarvoor | Grondslag (AVG art. 6) | Waar opgeslagen | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|
| Account: e-mailadres, wachtwoord (alleen als versleutelde hash), aanmaakdatum, laatste login | Inloggen, je gegevens aan jou koppelen, beveiliging, wachtwoordherstel per e-mail | Uitvoering van de overeenkomst (b) | Supabase, EU (Frankfurt) | Tot je je account verwijdert |
| Scan & Spreek: foto’s die je maakt of kiest, de tekst van je gesproken of getypte vraag, en het analyseresultaat (oppervlakte, materialen, aannames). Per scan bewaren we alleen je account-ID en het tijdstip, om het daglimiet van scans te handhaven; dit wordt samen met je account verwijderd. Meld je een AI-resultaat als onjuist, dan bewaren we je vraag, het AI-antwoord en je toelichting om het te controleren; dit wordt met je account verwijderd. | De AI-analyse uitvoeren die je aanvraagt en het resultaat bewaren in “Mijn scans” | Uitvoering van de overeenkomst (b). Vóór de eerste scan vraagt de app je toestemming om foto’s en je vraag naar Anthropic (VS) te sturen. Zonder toestemming wordt niets verstuurd. Je trekt die in door Scan & Spreek niet meer te gebruiken of je account te verwijderen. | Resultaat: Supabase, EU. Foto’s en vraag: tijdelijk verwerkt door de AI-dienst (zie §4), niet door ons bewaard | Resultaat tot je je account verwijdert |
| Offertes die je opslaat: klantnaam, regels, aantallen, bedragen, titel, datum | “Mijn offertes” op je account tonen | Uitvoering van de overeenkomst (b) | Supabase, EU | Tot je je account verwijdert |
| Projecten, berekeningen, facturen, klantgegevens die je invoert (naam, adres, e-mail, telefoon) en je bedrijfsprofiel (naam, KvK, btw-nummer, IBAN, adres, telefoon, e-mail, volgend factuurnummer) | Je gegevens bewaren en op al je toestellen beschikbaar maken, ook na opnieuw installeren | Uitvoering van de overeenkomst (b) | Supabase, EU (Frankfurt); kopie op je toestel | Tot je ze wist of je account verwijdert |
| Alleen op je toestel: voorkeuren (zoals taal), favoriete leveranciers, je persoonlijke profielnaam en -telefoon | De app laten werken | n.v.t. – deze gegevens verlaten je toestel niet | Lokaal op je toestel | Tot je de app verwijdert of je account verwijdert |
| Technische gegevens: IP-adres, tijdstip en type verzoek in serverlogboeken | Beveiliging, misbruikpreventie, storingen oplossen | Gerechtvaardigd belang (f): een veilige en werkende dienst | Supabase, EU | Kortdurend, volgens de standaard logbewaring van onze hostingpartij |
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens en nemen geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen. Klantgegevens die je in facturen of projecten invoert, verwerk je als ondernemer zelf (jij bent verwerkingsverantwoordelijke). Wij bewaren ze uitsluitend namens jou op onze server, zodat ze bij je account beschikbaar zijn (wij zijn daarvoor verwerker). Een verwerkersovereenkomst sturen we je op verzoek toe via privacy@worksmartai.nl.
3. Toestemmingen op je telefoon
- Camera en fotobibliotheek – alleen wanneer je zelf een foto maakt of kiest voor een scan of project. We hebben geen doorlopende toegang; op Android gebruiken we de systeemfotokiezer.
- Microfoon en spraakherkenning – alleen wanneer je op de opnameknop tikt om een maat of vraag in te spreken. De spraak-naar-tekst-omzetting verloopt via de spraakdienst van je besturingssysteem (Apple resp. Google); alleen de resulterende tekst wordt door ons verwerkt.
Je kunt elke toestemming altijd intrekken via de instellingen van je telefoon; de betreffende functie werkt dan niet, de rest van de app wel.
4. Met wie delen wij gegevens? (verwerkers)
| Partij | Wat | Waar | Waarborg |
|---|---|---|---|
| Supabase, Inc. | Hosting van accounts, database en de functies van de app | EU – regio Frankfurt (eu-central-1) | Verwerkersovereenkomst (DPA) van Supabase |
| Anthropic, PBC | AI-analyse van scanfoto’s en je vraag (model “Claude”); de gegevens gaan via onze beveiligde server, nooit rechtstreeks vanuit de app | Verenigde Staten | Commerciële API-voorwaarden van Anthropic; gegevens worden door Anthropic niet gebruikt om modellen te trainen. Doorgifte buiten de EER op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC’s) en/of het EU-VS Data Privacy Framework, voor zover de ontvanger daaronder gecertificeerd is |
| Apple / Google | Spraakherkenning (systeemdienst), app-distributie en -updates | Volgens hun eigen privacybeleid | Platformvoorwaarden |
Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens en delen ze niet met adverteerders. Er zitten geen advertentie- of analyse-SDK’s van derden in de app.
5. Externe partners en links
De app toont contactgegevens en websites van leveranciers en partnerbedrijven (bijvoorbeeld bouwmarkten, installateurs). Als je op “Bezoek website” tikt, verlaat je de app; op die websites geldt het privacybeleid van die partij. Als je via “Opslaan & Delen” een materiaallijst naar een leverancier stuurt, gebruik je de deelfunctie van je telefoon (e-mail, WhatsApp); wat je deelt, bepaal jij.
6. Beveiliging
Alle verbindingen tussen de app en onze servers zijn versleuteld (TLS). Wachtwoorden worden alleen als hash opgeslagen. Toegang tot jouw servergegevens is via databaseregels beperkt tot jouw eigen account. De sleutel voor de AI-dienst staat uitsluitend op onze server, niet in de app.
7. Je rechten
Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en het recht om bezwaar te maken. Waar de verwerking op toestemming berust, kun je die altijd intrekken.
Account en gegevens verwijderen
- In de app: Menu → Profiel & Instellingen → Account verwijderen. Je account (e-mailadres), je projecten, berekeningen, facturen, klanten, bedrijfsprofiel, opgeslagen scans en offertes, het gebruikslogboek van scans en je meldingen van AI-resultaten worden direct en permanent van onze servers verwijderd; de gegevens op je toestel worden gewist.
- Zonder de app: mail vanaf het e-mailadres van je account naar privacy@worksmartai.nl met als onderwerp “Account verwijderen”. We verwijderen je account binnen 30 dagen en bevestigen dat per e-mail.
Voor andere verzoeken mail je privacy@worksmartai.nl; we reageren binnen een maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Kinderen
WorkSmart AI is bedoeld voor professionals en niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen; als dat toch is gebeurd, verwijderen we die op verzoek.
9. Cookies en website
De app gebruikt geen cookies of trackers. De website worksmartai.nl gebruikt alleen technisch noodzakelijke cookies, tenzij op de site anders wordt aangegeven.
10. Wijzigingen
Bij belangrijke wijzigingen informeren we je in de app of per e-mail. De actuele versie staat altijd op worksmartai.nl/privacy.
11. Contact
Ferrarix di Patrizia Rossi · Via della Stazione 13, 04015 Priverno (LT), Italië · P.IVA 03365170590 · privacy@worksmartai.nl
Privacy Policy WorkSmart AI
1. Who is responsible?
Ferrarix di Patrizia Rossi (“WorkSmart”, “we”), Via della Stazione 13, 04015 Priverno (LT), Italy, an Italian sole proprietorship registered with VAT number (Partita IVA) 03365170590, is the data controller under the EU General Data Protection Regulation (GDPR). On the App Store the app is offered by Tommaso Ferrari on behalf of Ferrarix di Patrizia Rossi; Ferrarix di Patrizia Rossi remains the data controller. Privacy contact: privacy@worksmartai.nl.
2. What we process, why, and on what legal basis
| Data | Purpose | Legal basis (GDPR art. 6) | Stored where | Retention |
|---|---|---|---|---|
| Account: e-mail address, password (hashed only), creation date, last sign-in | Signing in, linking your data to you, security, password reset by e-mail | Performance of a contract (b) | Supabase, EU (Frankfurt) | Until you delete your account |
| Scan & Speak: photos you take or pick, the text of your spoken or typed question, and the analysis result. For each scan we keep only your account ID and the time, to enforce the daily scan limit; this is deleted together with your account. If you report an AI result, we keep your question, the AI answer and your note to review it; this is deleted with your account. | Performing the AI analysis you request and keeping the result in “My scans” | Performance of a contract (b). Before the first scan the app asks your consent to send photos and your question to Anthropic (USA). Nothing is sent without it. You withdraw it by no longer using Scan & Speak or deleting your account. | Result: Supabase, EU. Photos and question: processed transiently by the AI service (see §4), not stored by us | Result until you delete your account |
| Quotes you save: client name, lines, quantities, amounts, title, date | Showing “My quotes” on your account | Performance of a contract (b) | Supabase, EU | Until you delete your account |
| Projects, calculations, invoices, client details you enter (name, address, e-mail, phone) and your company profile (name, KvK, VAT number, IBAN, address, phone, e-mail, next invoice number) | Storing your data and making it available on all your devices, also after reinstalling | Performance of the contract (b) | Supabase, EU (Frankfurt); copy on your device | Until you delete it or delete your account |
| On your device only: preferences (such as language), favourite suppliers, your personal profile name and phone | Making the app work | n/a – this data never leaves your device | Locally on your device | Until you uninstall the app or delete your account |
| Technical data: IP address, timestamp and request type in server logs | Security, abuse prevention, troubleshooting | Legitimate interest (f): a secure, working service | Supabase, EU | Short-term, per our hosting provider’s standard log retention |
We process no special categories of data and make no automated decisions with legal effect. Client data you enter in invoices or projects is processed by you as a business (you are the controller). We only store it on our server on your behalf so it is available with your account (we act as processor). We will send you a data processing agreement on request via privacy@worksmartai.nl.
3. Phone permissions
- Camera and photo library – only when you take or pick a photo for a scan or project. No continuous access; on Android we use the system photo picker.
- Microphone and speech recognition – only when you tap the record button to dictate a measurement or question. Speech-to-text is performed by your operating system’s speech service (Apple or Google); we only process the resulting text.
You can revoke any permission in your phone settings at any time; that feature then stops working, the rest of the app does not.
4. Who we share data with (processors)
| Party | What | Where | Safeguard |
|---|---|---|---|
| Supabase, Inc. | Hosting of accounts, database and app functions | EU – Frankfurt region (eu-central-1) | Supabase Data Processing Agreement |
| Anthropic, PBC | AI analysis of scan photos and your question (model “Claude”); data goes through our secured server, never directly from the app | United States | Anthropic commercial API terms; Anthropic does not use the data to train models. Transfers outside the EEA rely on the European Commission’s Standard Contractual Clauses (SCCs) and/or the EU-US Data Privacy Framework where the recipient is certified |
| Apple / Google | Speech recognition (system service), app distribution and updates | Per their own privacy policies | Platform terms |
We do not sell or rent personal data and do not share it with advertisers. The app contains no third-party advertising or analytics SDKs.
5. External partners and links
The app shows contact details and websites of suppliers and partner companies. Tapping “Visit website” leaves the app; those websites have their own privacy policies. When you send a material list to a supplier via “Save & Share”, you use your phone’s share sheet (e-mail, WhatsApp); you decide what to share.
6. Security
All connections between the app and our servers are encrypted (TLS). Passwords are stored as hashes only. Access to your server data is restricted to your own account by database rules. The AI service key lives only on our server, never in the app.
7. Your rights
You have the right of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability and the right to object. Where processing is based on consent you can withdraw it at any time.
Deleting your account and data
- In the app: Menu → Profile & Settings → Delete account. Your account (e-mail address), your projects, calculations, invoices, clients, company profile, saved scans and quotes, the scan usage log and your reports of AI results are deleted immediately and permanently from our servers; the data on your device is wiped.
- Without the app: e-mail privacy@worksmartai.nl from your account’s e-mail address with the subject “Delete account”. We delete the account within 30 days and confirm by e-mail.
For other requests e-mail privacy@worksmartai.nl; we respond within one month. You can also lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).
8. Children
WorkSmart AI is intended for professionals and not directed at persons under 16. We do not knowingly collect children’s data; if it has happened, we delete it on request.
9. Cookies and website
The app uses no cookies or trackers. The website worksmartai.nl uses only technically necessary cookies unless stated otherwise on the site.
10. Changes
We inform you of material changes in the app or by e-mail. The current version is always at worksmartai.nl/privacy.
11. Contact
Ferrarix di Patrizia Rossi · Via della Stazione 13, 04015 Priverno (LT), Italy · P.IVA 03365170590 · privacy@worksmartai.nl